OCdHAL

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Cette page contient des vidéos qui vont vous permettre d’utiliser l’outil OCDHAL. Cet outil vous permet de gérer des collections scientifiques dans HAL.

GERER UNE COLLECTION DE HAL DANS OCDHAL

7 séances / 6 vidéos total : 34’02 s.

PLAN DU COURS

 


Les pré-requis dans HAL

  • Collection
  • Tampid
  • Tampon
  • Hiérarchisation des structures
  • Rôles ou privilèges.

Présentation de OCdHAL

  • Comprendre l’outil
  • Sa finalité,
  • OCDHAL aujourd’hui.

Se connecter à OCdHAL

  • Identification
  • Paramétrage
  • Synchronisation.

Les barres de modules

  • Contrôle
  • Actions
  • Personnalisation

Ses fonctionnalités (1)

  • Synchroniser
  • Actualiser
  • Modifier à l’unité ou par lot.

Ses fonctionnalités (2)

  • Exporter des données
  • Produire des listes
  • Établir des statistiques

Ses Limites

  • Ne peut pas tamponner les collections
  • Ne peut pas créer des idHAL
  • Ne peut pas intervenir sur les champs non modifiables

 

Pour approfondir
  • Le manuel OCdHAL
  • Le cahier d’exercices
  • Les corrections

 


LES PRE-REQUIS DANS HAL :                                     1ere SÉANCE

Lecture et visionnage 10 ‘

Il est nécessaire de bien connaître ces termes pour travailler dans OCdHAL. Ils sont employés régulièrement par l’administrateur, le gestionnaire et le référent de collection.

  1. La collection
  2. Le tampid
  3. Le tampon
  4. Vidéo du tamponnage
  5. La hiérarchisation des structures
  6. Les différents rôles dans HAL

1. Qu’est-ce qu’une collection ?

Une collection est un ensemble de documents déposés dans HAL par une structure, un laboratoire, une équipe de recherche. Tout utilisateur de HAL peut, s’il le souhaite, demander la création d’une collection personnelle à son nom pour regrouper les articles qui l’intéressent. Mais plus officiellement, c’est le responsable d’une structure, laboratoire, équipe de recherche, institution qui va demande la création d’une collection avec un nom institutionnel pour construire une liste visible de documents appartenant à son laboratoire ou équipe de recherche.

La collection va avoir cette forme :  

  • http://hal.archives-ouvertes.fr/IDENTIFIANT_DE_LA_COLLECTION.
    • Ex: https://hal-unilim.archives-ouvertes.fr/GRESCO

2. Le tampid

C’est l’identifiant de la collection. Dans le cas présent, c’est le GRESCO. Il se positionne après le / de l’adressage hal.archives ouvertes.fr/. Il est utilisé pour construite l’url de la collection.

3. Le tampon

Chaque collection est tamponnée, article par article soit manuellement soit automatiquement. Cette action de tamponner valide l’appartenance du document dans une collection donnée. Le tamponnage se fait pour chaque document, version par version. De même, un document peut recevoir plusieurs tampons différents, indiquant qu’il appartient à différentes collections.

En tamponnage automatique, c’est chaque nuit qu’à lieu le tamponnage. En tamponnage manuel, c’est au gestionnaire de collection de s’en occuper

  • Soit dans HAL via le menu : Privilèges/ Collections/ Mes collections/ Gérer la collection (voir ci-dessous).
  • Soit ‘à la volée’, lors de la visualisation d’un dépôt, avec les onglets ‘tamponner’ et ‘détamponner’.

Vidéo de 3’34

4. Le tamponnage dans HAL

 

Le tamponnage dans HAL. Pour approfondir cette vidéo, RDV sur HAL, gérer une collection

5. Les différentes structures dans AUREHAL
                               La hiérarchisation des structures

Auréhal définit 6 types de structures que l’on va retrouver dans HAL. Celles-ci permettent d’assigner à un chercheur un ou plusieurs organismes pour lesquels il travail. On appelle aussi celà des affiliations.

  • Regroupement d’institutions :Communautés d’universités
  • Institution : Université de Rennes
  • Regroupement de laboratoires : Fédérations de recherche, Instituts, UFR
  • Laboratoire : Unité Mixte de Recherche, UPR, EA…
  • Département (ou Regroupement d’équipes de recherche)
  • Equipe de recherche : le plus fin

                                    Exemple d’une fiche structure
Fiche structure GRESCO laboratoire Limoges

Il faut lire en partant du niveau le plus fin en haut vers le plus large en bas. Le GRESCO est un laboratoire qui appartient à un regroupement de laboratoires, l’IR-SHS UNILM qui lui même appartient à l’université de Limoges en tant qu’institution.

Pour aller plus loin, Hal/gérer un portail/referentiels/structures de recherche

 


6. Les différents rôles dans HAL

Il existe différents “rôles” ou “privilèges” dans HAL.

  1. Administrateur de portail
  2. Gestionnaire de collection 
  3. Référent structure

1. L’administrateur de portail 

est un rôle ou privilège attribué à un utilisateur qui gère un portail Hal. Il a de multiples droits dont :

  • Paramétrage et gestion du site web
  • Droit de modification sur les dépôts
  • Gestion des doublons
  • Création de collections
  • Gestion des différents utilisateurs et attributions de “rôles”
  • Droit de création et modification de tous les référentiels de Auréhal
  • Accès aux statistiques

2. Le gestionnaire de collection

a en charge une ou plusieurs collections dans HAL.

  • Il gère et paramètre le site web de sa collection
  • Tamponne les dépôts de sa collection
  • A accès aux statistiques de sa collection

Il ne peut pas modifier les dépôts : A NE PAS CONFONDRE AVEC LE RÉFÉRENT STRUCTURE

3. Le référent structure peut :

  • Modifier les dépôts dont un des auteurs est affilié à la structure qu’il gère.
  • Modifier les métadonnées des dépôts de sa structure.
  • Rajouter des fichiers à une référence bibliographique
  • A accès aux statistiques pour sa structure.

Dans Auréhal, il peut :

  • Compléter et mettre à jour les données qui décrivent sa structure et celles qui en dépendent.
  • Il peut être le référent de plusieurs structures.
Pour approfondir voir glossaire sur HAL


PRÉSENTATION DE OCdHAL                                 2e SÉANCE

Vidéo de 4’28 

  1. Qu’est-ce que c’est ?
  2. A quoi ca sert
  3. Qui l’utilise aujourd’hui
Comprendre OCDHAL
1. Qu’est ce que c’est

OCDHAL est une application web réalisée par une chargée de documentation au CNRS et son collègue développeur. C’est un outil personnel au départ qui a finit par se partager à partir de 2012. Régulièrement de nouvelles fonctionnalités y sont intégrées. La dernière, ExtrHAL, réalisée par l’université de Rennes

2. A quoi ca sert ?

En tant que référent structure, vous aller pouvoir CONTRÔLER dans OCDHAL les données déposées dans HAL par la/les structure(s) dont vous êtes référent :

  • Consulter les données
  • Les trier,
  • Les modifier,
  • Compléter les métadonnées
  • Exporter des listes
  • Repérer des doublons
  • Repérer et supprimer des incohérences
3. OCDHAL aujourd’hui

Il se partage dans la communauté des documentalistes scientifiques mais aussi dans les laboratoires de recherche. N’hésitez pas à en parler à vos chercheurs.


SE CONNECTER A OCDHAL vidéo de 6’10                  3e SÉANCE
  1. S’identifier
  2. Synchroniser
  3. Paramétrer
Se connecter à OCDHAL
1. S’identifier

Vos droits dans OCDHAL sont les mêmes que dans HAL. Si vous êtes référent structure sur HAL, vous aurez les mêmes droits sur OCDHAL.

Attention : Si vous ne renseignez pas votre MDP dans OCDHAL, Le logiciel n’est pas connecté avec HAL, vos modifications ne sont pas prises en compte dans HAL. Donc renseignez bien votre ou vos structures, votre identifiant et mot de passe qui sont les mêmes que ceux de HAL.

Plusieurs utilisateurs peuvent travailler en même temps sur OCDHAL.

2. Synchroniser

 

Pour récupérer une copie des articles déposés dans la collection dont vous êtes responsable, vous devez faire l’action de “synchroniser” (onglet orange dans OCDHAL). Le temps de chargement de votre/vos collections peut prendre plus ou moins de temps en fonction du volume qu’il / ils représente

3. Paramétrer

Action importante dans OCDHAL, vous devez spécifier au logiciel quel tampon possède votre collection. Allez sur l’onglet vert “collections” puis choisissez votre collection et validez par OK.

 

Dans OCDHAL, il faut aussi définir les structures auxquelles les chercheurs de la structure dont vous êtes responsable apparaissent. Celà vous permettra d’exercer un CONTRÔLE sur l’appartenance ou affiliation des auteurs de votre structure.

Allez dans l’onglet bleu “auteurs” puis l’onglet vert “structures” et sélectionnez la ou les structures d’appartenance de vos chercheurs

 

OCDHAL est maintenant correctement paramétré. Nous allons pouvoir commencer à aborder ses fonctionnalités


LES BARRES DES MODULES 6’09                                4e SÉANCE

Il existe trois types de barres de modules et donc trois couleurs correspondantes :

  1. Le module tables : bleu
  2. Le module actions : orange
  3. Le module personnalisation : vert

S’y rajoute le tableau en colonnes, modulable avec les données de chaque article.

 

1. Le module “tables”

est composé des tables auteurs, articles, affiliations.

  • La table “articles” se compose de la totalité des publications du laboratoire et pas seulement des articles.
  • La table “auteurs” correspond aux noms des auteurs de votre laboratoire.
  • La table “affiliation” correspond aux structures auxquels appartiennent les auteurs. A noter que l’on ne peut pas faire de modification dans cette table. Il faut aller sur Auréhal si on en possède les droits.
2. Le module “actions”
  • On peut synchroniser, actualiser, modifier, exporter des articles
  • On peut synchroniser, actualiser, modifier, exporter des auteurs
3. Le module “Personnalisation”
            a) On pourra intervenir sur les “articles” pour :
  • Les rattacher à une ou plusieurs collections.
  • Définir des alertes qui signaleront des anomalies en paramétrant l’onglet “statuts”.
  • Produire des listes avec l’onglet “produire”.
  • Réaliser des statistiques avec l’onglet “analyses”.
        b) On pourra intervenir sur la table “auteurs” :
  • En paramétrant l’onglet “structures” qui renvoie aux différentes affiliations des auteurs.
4. Le tableau
a) Les colonnes.

Vous pouvez intervenir dans votre tableau pour élargir ou non les colonnes en effectuant un appui long et glissement sur leur délimitation avec la souris.

Vous pouvez trier vos requêtes en faisant un clic gauche sur vos têtes de colonnes, tri ascendant et descendant.

Vous pouvez filtrer vos requêtes sur le même principe qu’un tableau Excel en haut, avant la première donnée d’une colonne de votre tableau.

Vous pouvez sélectionner une plage de données par CTRL + clic gauche sur une tête de colonne.

  b) La table des têtes de colonne.

C’est une table qui apparaît par clic-droit sur une tête de colonne que ce soit articles, auteurs etc… Cette table est souple et peut être modifiée pour choisir des critères de sélection à l’affichage.

Ex: Si vous souhaitez voir s’afficher les dates d’édition des articles, vous cliquez sur “date d’édition”, si vous souhaitez voir apparaître les DOI, vous cliquez sur “champs DOI” etc…

Cette table permet donc de sélectionner les éléments que vous voulez voir apparaître dans votre tableau qui va servir de base d’appui à votre travail de correction.

IMPORTANT : En gras, les critères modifiables, les autres ne le sont pas.

 


LES FONCTIONNALITES (1) 13’41                                5e SÉANCE
Les fonctionnalités (1)

 

1. L’onglet “synchroniser” du module actions

Vous permet de copier les données de HAL sur OCDHAL. C’est un import immédiat. Ne pas oublier auparavant d’avoir sélectionné votre collection grâce à l’onglet “collections” dans la barre de modules “personnalisation”.

2. L’onglet “actualiser”

C’est l’inverse de l’onglet “synchroniser”. Il s’agit de faire des mises à jour de vos modifications dans OCDHAL pour qu’elles se retrouvent dans HAL. Vos données modifiées apparaissent alors en rose dans OCDHAL.

        a) Conseil

Faites toutes vos modifications d’abord puis, quand vous avez fini le travail, placez vous dans chaque ligne rose et “actualisez” la ligne. La correction sur OCDHAL apparaît presque simultanément sur HAL mais le fait qu’elle soit rapidement visible ne signifie pas qu’elle soit validée. Pour la valider, vous devez toujours “actualiser” vos données modifiées.

Retenez que l’actualisation permet l’enregistrement de la correction.

3. Poser des alertes

 

Le fait de poser des alertes permet de faire apparaître en rouge sur OCDHAL les anomalies des données de HAL.

Allez dans “Statuts” et choisissez parmi des alertes prédéfinies (doublon de DOI, doublon de titre, anomalie de langue etc…). Vous pouvez aussi définir manuellement des alertes grâce aux tampons dans “mes statuts liés aux tampons”.

4. Modification simple ou par lots
a) Modification simple.

Pour modifier une donnée signalée par les alertes d’OCDHAL, vous vous placez directement dans la cellule à modifier et vous modifiez l’élément problématique. Il va, au bout de quelques secondes, apparaître en rose. Vous actualiserez votre modification par la suite.

b) Modification par lot.

Vous sélectionnez vos données voisines par “CTRL + Clic droit”, sinon comme pour Excel, vous faites un appui long sur MAJ puis vous sélectionner la ligne de début et de fin de sélection.

Vous appuyez ensuite sur l’onglet “modifier”, vous cochez la “case à modifier” et vous remplissez “remplacer par”. Puis vous “appliquez à tous”. Vous noterez que seuls les champs en gras sont modifiables.

Attention dans OCDHAL, certaines modifications peuvent être verrouillées. Vous ne pourrez pas les modifier.


SES FONCTIONNALITÉS (2)                   6e SÉANCE

Exporter les données dans OCDHAL

a) Exportation simple

Exemple de question que votre laboratoire peut vous poser : “Le GRESCO souhaite la liste de tous ses chercheurs avec ORCID sur la période 2018-2020.

Mode d’emploi

Allez dans la table artciles. Rajouter sur votre tableau, l’ORCID, le nom, le prénom. Filtrer les dates de 2018-2020 avec le filtre en tête de colonne, sélectionnez les données par un appui long sur MAJ puis exportez vos données par l’onglet “exporteR3

b) Exportation avec ExtrHAL
Production de listes

 Votre laboratoire souhaite: “Une liste des revues scientifiques à comité de lecture du GRESCO pour la période 2015-2020

Mode d’emploi
  • Produire tout d’abord la liste des données demandées avec l’onglet “production” de la barre du module “personnalisation”. Ceci est nécessaire pour qu’OCDHAL puisse sélectionner les bonnes données à produire.
  • Allez dans l’onglet “production”, sélectionnez les nomenclatures prédéfinies ou créer les vôtres. Dans l’exemple présent, les nomenclatures prédéfinies sont “articles de revues scientifiques” et “à comité de lecture”.
  • Visualiser le résultat de votre tableau de données en ayant au préalable sélectionné l’option “production de recherche” par clic droit sur la colonne articles.
  • Paramétrer ensuite ExtrHAL dans OCDHAL. Demandez que la liste produite soit en style IEEE ou le style que vous souhaitez. Complétez le formulaire
  • Exporter la liste

Statistiques

Votre laboratoire souhaite en % par année le type de de publications produites par les chercheurs du GRESCO depuis 2015 jusqu’à 2020

Allez dans l’onglet “analyses” du module “personnalisation”

Sélectionnez dans “champs” : “type de document” et croisez avec “année”. Lancez la recherche. Un tableau apparaît. Vous pouvez sélectionner %, totaux, effectifs en fonctions de votre demande. Ici c’est %.

En largueur, les années apparaissent, en longueur les types de documents et les % par année


SES LIMITES                                              7e SÉANCE   

1. Tamponner.

OCDHAL ne peut pas tamponner directement les collections. Pour celà, il faut rebasculer vers HAL

2. Créer in IDHAL.

OCDHAL ne peut pas créer d’IDHAL. Pour celà, il faut aller dans HAL et accompagner le chercheur dans la démarche s’il ne sait pas faire.

3. Modifier certains champs non modifiables.

OCDHAL est limité dans certaines de ses actions et ne peut intervenir que sur les champs en gras parmi les critères qui complètent le tableau des données. En effet, certains chercheurs de laboratoires peuvent décider eux même de “geler” certaines données par commodité en fonction des recherches qu’ils font. Nous ne pouvons donc pas intervenir dessus.

Pour approfondir :


Le logiciel, le manuel, les exercices d’application et leur correction est le fruit du travail de Patricia Reynier et Pascal Bellemain, ingénieurs d’études CNRS, Grenoble INP.

Les vidéos elianecaillou ©2020 . Support Pexels, Logiciel vidéo Apowersoft et mise en forme avec Apôweredit.

Mise à jour du 22/10/2020

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I footnotes